Checkliste: 7 teure Fehler in der Lohnbuchhaltung

Die gute Nachricht: Die meisten Fehler in der Lohnbuchhaltung lassen sich mit etwas Vorsicht und dem richtigen Know-how vermeiden. Diese Checkliste zeigt Ihnen die 7 häufigsten Stolpersteine – und was Sie konkret tun können, um kostspielige Nachzahlungen und Bußgelder zu verhindern.

FEHLER 01

Tarife und Zuschläge falsch berechnet

Viele Betriebe vergessen regionale und saisonale Tarifzuschläge oder wenden veraltete Tariflöhne an.

Prüfen Sie monatlich, ob die aktuellen Tarife angewendet werden
Berücksichtigen Sie regionale Zuschläge je nach Bundesland
Dokumentieren Sie die Tarifgrundlage für jeden Mitarbeiter

FEHLER 02

Zuschläge und Sonderregelungen übersehen

Überstundenzuschläge, Nachtzuschläge, tarifliche Sonderzahlungen – viele Zuschläge werden vergessen oder falsch berechnet.

Erfassen Sie für jeden Mitarbeiter alle anfallenden Zuschläge systematisch
Unterscheiden Sie zwischen tarifvertraglichen und freiwilligen Zuschlägen
Belegen Sie Zuschlagsberechtigung schriftlich

FEHLER 03

Saisonalbeschäftigung nicht korrekt abgerechnet

Saisonarbeiter haben oft besondere Ansprüche – aber nur, wenn die Meldungen und Abrechnungen korrekt erfolgen.

Melden Sie saisonale Beschäftigungen rechtzeitig vor Saisonbeginn
Dokumentieren Sie die Arbeitszeiten über die gesamte Saison lückenlos
Rechnen Sie Sonderregelungen nach den offiziellen Richtlinien ab

FEHLER 04

Meldungen an Sozialversicherung verspätet

An-, Ab- und Ummeldungen müssen innerhalb festgelegter Fristen erfolgen – besonders bei Saisonarbeitern und kurzfristigem Personalwechsel.

Sofortmeldung spätestens am 1. Arbeitstag
Abmeldung innerhalb von 6 Wochen nach Beschäftigungsende
Setzen Sie Erinnerungen für wiederkehrende Meldungstermine

FEHLER 05

Fehlende Dokumente bei Betriebsprüfung

Eine Betriebsprüfung kann Monate dauern, wenn Unterlagen unvollständig oder unstrukturiert sind.

Führen Sie ein digitales Archiv für alle Lohnabrechnungen
Bewahren Sie Nachweise für Zuschläge und Sonderregelungen auf
Bereiten Sie eine Prüfungs-Mappe mit allen relevanten Dokumenten vor

FEHLER 06

Lohnsteueranmeldungen nicht termingerecht

Verspätete Lohnsteueranmeldungen führen zu automatischen Verspätungszuschlag (bis zu 10 % des geschuldeten Betrags).

Legen Sie interne Deadlines 3–5 Tage vor dem Finanzamt-Termin fest
Nutzen Sie automatisierte Meldesysteme
Kontrollieren Sie quartalsweise die Soll-Ist-Abstimmung

FEHLER 07

Berufsgenossenschaft und Meldungen vernachlässigt

Meldungen an die Berufsgenossenschaft werden oft übersehen – mit teuren Folgen.

Melden Sie jeden Mitarbeiter bei der zuständigen Berufsgenossenschaft an
Überprüfen Sie regelmäßig die Beitragssätze
Dokumentieren Sie Unfallversicherungsnachweise lückenlos